2012年服務計劃第二彈 – 「商務中心管理系統」正式上線測試

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老實說,這套系統是因為自己超級要好的朋友創辦了「艾迪邇國際商務中心」,所以我才會特地為他動手去開發這套系統的,因為我發現台灣的辦公商務中心其實都沒有提供好用、貼心的線上系統服務給辦公室的租客們!

當然囉,既然答應動手,就要把它做到自己能夠做到最好的境界,才能無愧於心;再加上自己也是商務中心的租客,以及又是一位創業者,所以自己很清楚創業的人其實真的很需要一些資訊系統的服務來協助經營管理,因此就把這些需求也整合進這套系統中,相信對於在創業的朋友們一定會有相當的幫助!!

日前已為朋友的商務中心全體同仁上過教育訓練課程,接下來就由她們進行實際的操作測試,待一切都確認無誤後,才會正式對外公告哦!

以下就是小弟今年的第二彈計劃:商務中心管理系統!

 

此系統主要的四大角色:

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一般會員的功能簡介:

  • 預約會議室(不是商務中心的租客也可以預約會議室哦)
  • 簡訊發送
  • 修改密碼
  • 點數儲值(用來發送簡訊)

 

付費會員(租客)的功能簡介:

  • 查看留言訊息(由商務中心代接電話時的留言訊息,不必再像傳統一樣用紙條傳遞訊息了)
  • 查看代收信件(由商務中心代收的實體信件,像是一般掛號、包裹等等,透過系統便可得知)
  • 通訊服務費(可自行查詢每個月在商務中心撥打電話的費用,方便、透明的服務)
  • 事務機費用(可自行查詢每個月在商務中心使用事務機的費用,方便、透明的服務)
  • 會議室費用(可自行查詢每個月在商務中心承租會議室的費用,方便、透明的服務)
  • 辦公室費用(可自行查詢每個月在商務中心的辦公室費用,方便、透明的服務)
  • 辦公室設備(可自行查詢向商務中心借用的辦公設備,方便、透明的服務)
  • 公司資料管理(方便創業者用來管理客戶、廠商、合作的公司資料,而且用WEB便可查詢)
  • 聯絡人管理(方便創業者用來管理眾多的聯絡人資料,而且用WEB便可查詢)
  • 發票資料管理(方便創業者用來管理自己公司的發票資料,而且用WEB便可查詢)
  • 收入支出管理(方便創業者用來管理自己公司的收入支出資料,而且用WEB便可查詢)
  • 銀行帳戶管理(方便創業者用來管理自己公司的銀行帳戶資料,而且用WEB便可查詢)
  • 銀行交易明細(方便創業者用來管理自己公司的銀行帳戶之交易明細,而且用WEB便可查詢)

 

商務中心員工的功能簡介:

  • 租客留言訊息(針對商務中心租客的電話留言,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 租客代收信件(針對商務中心租客的信件代收服務,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 本月應收費用(針對商務中心租客的每月應收費用進行統計,並可匯出請款通知書,方便管理)
  • 通訊服務費(管理商務中心租客的通訊費用,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 事務機費用(管理商務中心租客的事務機費用,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 會議室租用(管理商務中心的會議室承租費用,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 辦公室租用(管理商務中心的辦公室承租費用,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 辦公設備租用(管理商務中心的辦公資產設備,登錄至系統後,可方便租戶隨時上WEB查看)
  • 零用金申請(特別針對商務中心員工提供的服務,方便管理者利用系統來處理零用金的申請)

 

商務中心管理者的功能簡介:

  • 會員管理(提供商務中心管理者完整的「會員資料」管理服務,並可凍結帳號、變更會員等級…)
  • 租客資料管理(提供商務中心管理者完整的「租客資料」管理服務)
  • 會議室管理(提供商務中心管理者完整的「會議室資料」管理服務)
  • 辦公設備管理(提供商務中心管理者完整的「辦公設備資料」管理服務)
  • 零用金審核(提供商務中心管理者針對「零用金」的管理服務)
  • 儲值序號管理(提供商務中心管理者完整的「儲值序號」管理服務)
  • 贊助廣告管理(提供商務中心管理者完整的「贊助廣告」管理服務)
  • 系統日誌(提供商務中心管理者的「系統日誌」查詢服務)
  • 簡訊通知(提供商務中心管理者利用簡訊發送通知的服務,可直接匯入會員的資料進行發送)

 

小結:

小弟之前分享過的「網路創業家必懂的九大重點」及「創業致勝的六大要素」中曾一再提到創業者對於「經營管理」務必要重視並落實執行,很多初次創業者往往只在意「技術面」,這實在是不夠的,若是一人公司或微型團隊,那更是要懂得財務、行銷、管理等相關的面向才行,否則很容易落入生意越做越大、但利潤卻越來越少的窘境之中…

雖然這套為朋友商務中心寫的系統無法像與一般的財會系統相比,但相信對剛剛提到的小型團隊是絕對很有幫助的,因為小弟自創業以來就必須肩負所有的管理,因此對於客戶廠商資料、聯絡人資料、每月的發票資料、收入支出、銀行帳戶及其交易明細都必須一一記錄下來,因為還得去追蹤發票是否已經請到款項、銀行資金調度是否OK等等…所以十分了解其重要的程度,相信同是創業家的朋友一定可以理解!

台灣現在有那麼多辦公商務中心提供中、小型辦公室給企業(創業家)使用,但卻沒有一家免費提供類似上述的系統服務,千篇一律就只在比門面、比地點、比辦公設備,殊不知若能幫助創業家做好經營的管理時,對雙方都是「贏」的局面;再加上自己也租過幾個商務中心的辦公室,一直很討厭沒有線上系統可做一些查詢的服務(商務中心的網站都只是「介紹」其環境及相關說明)。這次剛好十分要好的朋友成立了這家商務中心,而他們也願意免費提供這套系統給其租客使用,我相信這將是台灣商務中心創新服務的起始點,希望有我們的拋磚引玉後,台灣的商務中心對於台灣的創業家們能真正給予更多的服務,而不再只是代接電話、收收信、掛個公司牌、租個空間的地方而已。

對了,這套系統當然也會是放在小弟擅長的Amazon雲服務(AWS)上,目前由於還在上線測試階段,也會有些小地方需要做調整,所以就不一一詳述每個功能的細節囉,因為每個細節都要花很多時間去換來的,相信您一定懂的!

小弟朋友的商務中心:艾迪邇國際商務中心(服務熱線:02-77027000,請於上班時間撥打哦)
地點在中山國中捷運站附近、榮星花園旁,小弟在那邊也有一個小office,有空歡迎來喝喝咖啡哦~

最後,祝福台灣所有的創業朋友們能夠在這「資訊革命時代」創造出屬於自己的一片天空!!